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Wie Sie Praxisanleitung rechtssicher dokumentieren – ohne im Papierchaos zu versinken

Mindestens 10 Prozent der praktischen Ausbildungszeit müssen als geplante und strukturierte Praxisanleitung nachgewiesen werden. Klingt erstmal gut, denn diese Regelung sollte die Qualität der Pflegeausbildung sichern.

Doch was bedeutet das konkret für Sie als Praxisanleitung oder Ausbildungsverantwortliche*r?

Die Realität, die mir täglich in Fortbildungen begegnet, sieht oft so aus: Hastiges Ausfüllen von Formularen nach Dienstende, verlegte Nachweise, unleserliche Handschriften und am Ende des Einsatzes die bange Frage: "Kommen wir auf die 10 Prozent?"

Die Zahlen lügen nicht – und sie sind alarmierend

Bereits im August 2024 veröffentlichte der Deutsche Berufsverband für Pflegeberufe (DBfK) eine Umfrage unter 508 Auszubildenden zur Situation der Praxisanleitung. Die Ergebnisse sollten uns alle aufrütteln:

Nur 27 Prozent der Auszubildenden erhalten IMMER die gesetzlich vorgeschriebenen 10 Prozent Praxisanleitung.

Lesen Sie das nochmal: Nur jede*r Vierte bekommt, was gesetzlich vorgeschrieben ist! Noch erschreckender: Über 20 Prozent der Befragten erhalten die Praxisanleitung selten oder nie. Fast die Hälfte aller Auszubildenden

Warum werden die 10 Prozent nicht erreicht?

Die DBfK-Umfrage fragte nach den Gründen (Mehrfachnennungen möglich):

• 73 % Mangel am Angebot: Den Auszubildenden wurden keine oder zu wenige Praxisanleitungsstunden angeboten
• 67 % Absage durch die Einrichtung: Geplante Anleitungen wurden abgesagt und konnten nicht nachgeholt werden
• 36 % Mangel an Einforderung: Auszubildende haben selbst keine oder zu wenige Stunden eingefordert
• 23 % Absage durch Azubi: Krankheit oder andere Gründe aufseiten der Auszubildenden

Zitat aus der DBfK-Umfrage:

"Diese Umstände können dazu führen, dass Auszubildende in eine schwierige Lage geraten, in der sie möglicherweise gezwungen sind, ihre Nachweise zur Praxisanleitung anzupassen, um die Prüfungszulassung nicht zu gefährden."

Klartext: Auszubildende müssen ihre Nachweise "schönen", weil die Einrichtungen ihren gesetzlichen Auftrag nicht erfüllen. Das ist nicht nur unfair – das ist brandgefährlich für die Qualität der Ausbildung!

Das Papierproblem: Wenn Nachweise verschwinden

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor – und ich wette, Sie haben es schon erlebt:
Eine Auszubildende kommt vier Wochen nach Ende ihres externen Einsatzes zu Ihnen und sagt: "Ich finde meine Anleitungsnachweise nicht mehr. Können Sie mir nochmal bestätigen, dass ich die 10 Prozent hatte?"
Oder noch schlimmer: Die Pflegeschule meldet sich und fordert die detaillierte Auflistung aller Praxisanleitungen für die Prüfungszulassung an. Sie müssen jetzt aus handschriftlichen Notizen, verschiedenen Ordnern und möglicherweise lückenhaften Erinnerungen ein rechtssicheres Dokument zusammenstellen.

Die typischen Probleme der Papierdokumentation:

1. Verlustrisiko Handschriftliche Nachweise verschwinden in Taschen, werden beim Kaffee verschüttet, bleiben im Spind liegen oder gehen beim Wechsel zwischen Einsatzorten verloren.

2. Unleserlichkeit
Nach einem 8-10-Stunden-Dienst hat niemand mehr die Muße, sauber und leserlich zu dokumentieren. Später kann niemand mehr entziffern, was da stand.

3. Zeitaufwand
Das nachträgliche Zusammensuchen, Kopieren, Sortieren und Zusammenfügen kostet Sie als Praxisanleitung wertvolle Zeit – Zeit, die Ihnen für die eigentliche Anleitung fehlt.

4. Keine Ãœbersicht
Auf Papier sehen Sie nie auf einen Blick: Wo stehen wir? Haben wir die 10 Prozent schon erreicht? Welche Themen fehlen noch?

5. Fehlende Transparenz
Die Pflegeschule kann nicht einsehen, was in den Praxiseinsätzen passiert. Kooperationspartner haben keinen Überblick. Jeder werkelt vor sich hin.

6. Rechtsunsicherheit
Im Zweifel – etwa bei einer Prüfungsanfechtung oder behördlichen Kontrolle – können Sie nicht lückenlos nachweisen, was wann mit wem gemacht wurde.

Was Sie rechtlich wissen müssen

Lassen Sie mich an dieser Stelle kurz die gesetzlichen Grundlagen auffrischen, denn hier geht es nicht um "nice to have", sondern um harte Fakten:

Pflegeberufegesetz (PflBG) § 6 Abs. 3
Die praktische Ausbildung wird von Einrichtungen nach § 8 Absatz 2 und 3 auf der Grundlage eines Ausbildungsplans (betrieblicher Ausbildungsplan) durchgeführt. Die Praxisanleitung im Umfang von mindestens 10 Prozent der während der Ausbildung nach Absatz 2 zu leistenden praktischen Ausbildungszeit ist dabei durch die Pflegeeinrichtung sicherzustellen.

Ausbildungs- und Prüfungsverordnung (PflAPrV) § 4 Abs. 1
Die Praxisanleitung im Umfang von mindestens 10 Prozent der während eines Einsatzes zu leistenden praktischen Ausbildungszeit ist geplant und strukturiert auf der Grundlage des vereinbarten Ausbildungsplans durchzuführen.

Die Konsequenz

Ohne Nachweis der 10 Prozent Praxisanleitung ist die Zulassung zur Abschlussprüfung gefährdet.

Und damit nicht genug: Seit der Neufassung des Gesetzes im Dezember 2023 ist ausdrücklich klargestellt, dass diese Nachweise auch elektronisch geführt werden dürfen. Der Gesetzgeber hat also bereits erkannt: Digitalisierung ist der Weg!

Die Lösung: Digital dokumentieren statt hinterherlaufen

Ich erlebe es in jeder Fortbildung: Sobald Praxisanleitungen verstehen, wie viel Zeit und Nerven sie durch digitale Dokumentation sparen, gibt es kein Zurück mehr zur Zettelwirtschaft.

Neugierig geworden?

Dann lesen Sie weiter in der zweiten Folge zum Thema "Die 10 % Herausforderung" oder: wie aus Qualifiction echte Qualifikation wird.

Bleiben Sie dran!

Ihre Tina Knoch

Geschäftsführende Gesellschafterin der QUESAP GmbH und QUESAP.software GmbH

Quelle: Lenkungsgruppe Junge Pflege des DBFK Bundesverbands Download der Ergebnisse oben links im Kasten