Schluss mit Zettelwirtschaft
Was digitale Ausbildungsplanung fĂĽr Ihre Einrichtung wirklich bedeutet
Stellen Sie sich vor, Sie betreten morgen früh Ihr Büro – und anstatt einen Stapel handgeschriebener Ausbildungsnachweise auf Ihrem Schreibtisch vorzufinden, haben Sie auf einen Blick alles, was Sie brauchen: Wer ist heute im Einsatz? Welche Auszubildenden haben ihre Anleitungsstunden noch nicht erfüllt? Ist der betriebliche Ausbildungsplan für den neuen Jahrgang mit der Schule abgestimmt? Alles auf einem Display. In Echtzeit. Rechtssicher.
Klingt nach Zukunftsmusik? Ist es nicht. Es ist der Alltag unserer Kunden.
Und genau da liegt das Problem: Was für einige Einrichtungen bereits gelebte Realität ist, bleibt für viele andere noch ein ferner Wunschtraum – weil man entweder nicht weiß, wo man anfangen soll, oder weil man glaubt, die Digitalisierung der Ausbildung sei ein „Nice-to-have" und kein strategisches Must-have.
Ich sage Ihnen: Das ist ein teurer Irrtum.
Das Problem: Ausbildungsorganisation auf dem Stand von 1995
Ich bin seit über 20 Jahren in der praktischen Ausbildung von Pflege- und Gesundheitsfachberufen tätig. Ich habe Einrichtungen aller Größen begleitet – von der kleinen Sozialstation mit drei Auszubildenden bis zum großen Klinikverbund mit mehreren Hundert. Und ich sehe immer wieder dasselbe Bild:Ausbildung wird organisiert wie vor 30 Jahren.
Schülerordner wandern von Einsatzort zu Einsatzort und gehen dabei regelmäßig verloren. Praxisanleitungen führen handschriftliche Listen, die niemand außer ihnen selbst entziffern kann. Betriebliche Ausbildungspläne existieren auf Papier – wenn überhaupt – und werden von den Kooperationspartnern nie gesehen. Die Leitung hat keinen Überblick, ob die gesetzlich vorgeschriebenen 10 Prozent Praxisanleitung tatsächlich geleistet werden. Und wenn die Schule nach Nachweisen fragt, beginnt die hektische Suche.
Das kostet Zeit. Es kostet Nerven. Und es kostet vor allem Ausbildungsqualität.
Die Auszubildenden spüren das. Der Verdi-Ausbildungsreport Pflegeberufe 2024 zeigt: Nur knapp zwei Drittel der Auszubildenden geben an, dass ihnen überhaupt ein Ausbildungsplan für die gesamte Ausbildungsdauer vorliegt – obwohl das gesetzlich vorgeschrieben ist. Und nur 20 Prozent haben diesen Plan mit dem Ausbildungsvertrag erhalten, wie es das Gesetz verlangt.
Das ist kein Einzelproblem. Das ist ein Systemversagen. Und es hat einen Namen: fehlende Digitalisierung der Ausbildungsorganisation.
Die aktuelle Entwicklung: Der Druck nimmt zu – von allen Seiten
Die gute Nachricht: Das Bewusstsein wächst. Immer mehr Heimleitungen, Pflegedienstleitungen und Träger der praktischen Ausbildung erkennen, dass die Art, wie sie Ausbildung organisieren, nicht mehr zeitgemäß ist.Der Druck kommt von mehreren Seiten gleichzeitig.
Gesetzlich: Seit Dezember 2023 ist die elektronische Führung von Ausbildungsnachweisen ausdrücklich erlaubt (§ 17 PflAPrV). Das ist kein Zufall. Der Gesetzgeber schafft bewusst die Grundlage für digitale Prozesse in der Ausbildung. Wer jetzt noch auf Papier setzt, schwimmt gegen den Strom.
Wettbewerblich: Auszubildende wählen heute ihre Einrichtung bewusster als je zuvor. Eine strukturierte, digital unterstützte Ausbildung ist ein echtes Argument im Recruiting. Einrichtungen, die ihren Azubis von Anfang an eine App in die Hand geben und einen klar definierten Ausbildungsweg zeigen, haben einen messbaren Vorteil gegenüber denen, die mit Ordnern hantieren.
Wirtschaftlich: Die Ausbildungsfinanzierung über den Landesausbildungsfonds stellt pro Auszubildenden im Durchschnitt rund 900 Euro pro Monat zur Verfügung. Dieses Geld ist für die Ausbildung gedacht – auch für digitale Infrastruktur. Wer das nicht nutzt, verschenkt Potenzial.
Qualitativ: Schlechte Ausbildungsorganisation ist einer der HauptgrĂĽnde fĂĽr AusbildungsabbrĂĽche. Und jeder Abbruch kostet die Einrichtung weit mehr als jede Software-Investition.
Die Herausforderungen: Warum viele Einrichtungen zögern
Ich erlebe in meiner Beratungsarbeit regelmäßig, warum Einrichtungen trotz dieser klaren Lage den Schritt zur Digitalisierung nicht wagen. Die häufigsten Einwände kenne ich auswendig – und ich räume sie hier direkt aus.„Wir haben keine Zeit für eine Umstellung."
Das ist der Klassiker. Und er dreht sich im Kreis: Weil man keine Zeit hat, digitalisiert man nicht – und weil man nicht digitalisiert, hat man keine Zeit. Der QUESAP® Ausbildungsplaner Praxis ist so aufgebaut, dass er bestehende Prozesse nicht auf den Kopf stellt, sondern sie schrittweise digitalisiert. Die meisten unserer Kunden berichten bereits nach kurzer Zeit von einer spürbaren Entlastung.
„Unsere Praxisanleitungen können das nicht bedienen."
Unser System wurde aus der Praxis für die Praxis entwickelt. „Supereinfach zu bedienen, schafft effizient Zeit zum Anleiten und stärkt das Verhältnis zu den Azubis. Besser geht es gar nicht" – das ist kein Werbetext, das ist ein Originalzitat einer QM-Praxisanleitung der DOMICIL Senioren-Residenzen Hamburg SE.
„Das ist zu teuer."
Im Vergleich zu was? Zu einem Ausbildungsabbruch, der eine sechsstellige Summe an Ausbildungskosten vernichtet? Zu Nachweislücken, die im schlimmsten Fall zu Problemen mit der Landesbehörde führen? Die QUESAP.software ist refinanzierbar – aus dem Landesausbildungsfonds, aus eingesparter Praxisanleitungszeit, aus höherer Ausbildungsqualität und damit besserer Fachkräftebindung.
„Wir machen das mit Excel."
Nein. Ernsthaft: Nein. Excel kann keine Ausbildungsnachweise automatisch generieren. Excel kann nicht berechnen, ob die 10 Prozent Praxisanleitung erreicht wurden. Excel kann keine Lernziele aus dem Ausbildungsplan dem Einsatzort zuweisen. Excel ist eine Tabellenkalkulation. Kein Ausbildungsmanagementsystem.
Anpassungsmöglichkeiten: Was der QUESAP® Ausbildungsplaner Praxis konkret leistet
Sprechen wir über Substanz. Was bekommen Sie, wenn Sie mit dem QUESAP® Ausbildungsplaner Praxis arbeiten?Digitale Ausbildungsplanung aus einem Guss. Sie hinterlegen Ihren betrieblichen Ausbildungsplan einmal im System – mit allen Lernzielen, abgestimmt auf das schulische Curriculum. Diese Lernziele werden automatisch den Einsatzbereichen zugewiesen. Ihre Kooperationspartner bekommen Lesezugriff. Kein Fax, kein E-Mail-Chaos, keine Abstimmungsschleifen mehr.
Einsatzplanung mit Überblick. Sie sehen auf einen Blick alle geplanten Einsätze – intern und extern. Sie kontrollieren Abwesenheiten, Fehlzeiten und Soll-Ist-Vergleiche der Praxisanleitungsstunden. Alles in Echtzeit, auch wenn Ihre Auszubildenden gerade beim Kooperationspartner sind.
Dokumentation per App – auch per Diktierfunktion. Praxisanleitungen dokumentieren ihre Anleitungen direkt am Smartphone. Die Ausbildungsnachweise werden automatisch generiert, können digital signiert und auf Knopfdruck ausgedruckt werden. Gesetzeskonform. Vollständig. Ohne Mehraufwand.
Automatische Berechnung der 10 Prozent. Sie wissen jederzeit: Haben wir die gesetzlich vorgeschriebene Anleitungszeit erreicht? Für jeden einzelnen Auszubildenden. Keine bösen Überraschungen mehr kurz vor der Prüfung.
Wissensmanagement, das bleibt. Wenn eine Praxisanleitung die Einrichtung verlässt, bleibt das Wissen im System. Betriebliche Ausbildungspläne, Lernzielkataloge, Dokumentationsvorlagen – alles ist im System hinterlegt und nicht personengebunden.
Monitoring für die Leitungsebene. Sie als Heimleitung oder Geschäftsführung sehen auf Knopfdruck: Wie läuft die Ausbildung? Werden die Kennzahlen erfüllt? Wo gibt es Handlungsbedarf? Echte Steuerungsdaten statt vager Vermutungen.
Fassen wir zusammen, sas digitale Ausbildungsorganisation wirklich bringt
Lassen Sie mich die Mehrwerte klar benennen – ohne Marketingsprache, einfach als Fakten:Zeitgewinn: Weniger Verwaltungsaufwand für Praxisanleitungen bedeutet mehr Zeit für das, was wirklich zählt: die pädagogische Arbeit mit den Auszubildenden.
Rechtssicherheit: Lückenlose, gesetzeskonforme Dokumentation schützt Ihre Einrichtung bei Prüfungen durch Schule oder Landesbehörde.
Ausbildungsqualität: Strukturierte Lernpfade, abgestimmte Lernziele, kontinuierliches Monitoring – das ist der Unterschied zwischen „irgendwie ausbilden" und wirklich ausbilden.
Fachkräftebindung: Auszubildende, die eine gute Ausbildung erhalten, bleiben. Und sie empfehlen Ihre Einrichtung weiter. Das ist Recruiting, das nichts kostet.
Wettbewerbsvorteil: Digital aufgestellte Einrichtungen sind für Auszubildende attraktiver, für Kooperationspartner verlässlicher und für Schulen einfacher in der Zusammenarbeit.
Das QUESAP® Modell wurde nicht am Schreibtisch entwickelt, sondern in einem vom Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) geförderten Modellversuch erprobt und über 20 Jahre weiterentwickelt. Unser Leitspruch „Gute Ausbildung – Gute Fachkräfte!®" ist kein Slogan. Er ist unser Auftrag.
Die Botschaft: Digitalisierung ist keine Option mehr – sie ist Pflicht
Wer heute noch mit Schülerordnern und handschriftlichen Nachweisen arbeitet, verschenkt Ressourcen, riskiert Qualitätsverluste und verliert im Wettbewerb um gute Auszubildende. Punkt.Die Digitalisierung der Ausbildungsorganisation ist kein IT-Projekt. Sie ist eine strategische Führungsentscheidung. Und sie zahlt sich aus – in Euro, in Ausbildungsqualität und in der Zufriedenheit aller Beteiligten.
Die Einrichtungen, die diesen Schritt gegangen sind, würden nie mehr zurückgehen wollen. Das höre ich immer wieder. Von Heimleitungen, von Praxisanleitungen, von Auszubildenden selbst.
Die Frage ist nicht, ob Sie digitalisieren. Die Frage ist nur: Wann fangen Sie an?
Meine Abschlussfrage an Sie:
Wie viele Stunden investieren Ihre Praxisanleitungen jede Woche in Papier und Verwaltung – statt in die Anleitung? Haben Sie diese Zahl schon einmal ehrlich ausgerechnet?Jetzt ist der Moment: Machen Sie sich mit dem Thema vertraut und arbeiten Sie sich intensiv ein. Starten Sie mit unserem kostenlosen Whitepaper „FANG AN!" – mit Hintergründen, Zahlen und einem Selbsttest zur Einschätzung Ihrer Ausbildungsprozesse. Oder erleben Sie den QUESAP® Ausbildungsplaner Praxis direkt in einer Live-Demo.
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info@quesap.software
Gute Ausbildung – Gute Fachkräfte!®
Und gute Ausbildung braucht gute Strukturen. Keine Ausreden.
Ihre Tina Knoch
Geschäftsführerin QUESAP.software GmbH
Expertin fĂĽr Struktur und Prozessoptimierung in der praktischen Ausbildung in Pflege und Gesundheitsfachberufen
